KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI
Kişisel Verilerin Korunması
Şirketimiz 07.04.2016 tarihli Resmi
Gazete’de yayımlanan 6998 sayılı “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu” uyarınca
“Veri Sorumlusu” sıfatını taşımaktadır. Rentor Taşıt Kiralama Ticaret A.Ş.
(bundan sonra "Rentor Filo" olarak anılacaktır) olarak kişisel verilerinizin
güvenliği hususuna azami hassasiyet göstermekteyiz. Bu bilinçle, Şirket olarak
ürün ve hizmetlerimizden faydalanan kişiler dahil, Şirket ile ilişkili tüm
şahıslara ait her türlü kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin
Korunması Kanunu’na uygun olarak işlenerek, muhafaza edilmesine büyük önem
atfetmekteyiz. Bu sorumluluğumuzun tam idraki ile KVK Kanunu’nda tanımlı şekli
ile “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, kişisel verilerinizi izah edildiği surette ve
mevzuat tarafından belirlenen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.
Tanımlar
Metin: İşbu aydınlatma metnini ifade
etmektedir.
Veri: Elektronik olarak bilgisayarda ya da bir
takım kâğıt bazlı dosyalama sistemlerinde saklanan bilgileri ifade etmektedir.
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya
belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade etmektedir.
Şirket, müşteri tercihlerini anlamak ve daha iyi hizmet vermek ve benzeri
amaçlar ile internet siteleri aracılığıyla, genel olarak “web kayıt
bilgisi" adı verilen verileri (kullanıcıların internet tarayıcılarına,
mobil cihazlarına, işletim sistemine, ziyaret ettiği sayfalara, bu sayfalara
eriştiği diğer internet sayfalarına, ilgili internet sitesini ziyaret ettiği
tarih ve zamana, ziyaret edilen spesifik sayfalara ve daha fazlasına ait
bilgiler ve benzerlerini) toplayabilir ve internet sitesinde yer alan
sayfaların ziyaret edilmesi halinde, çerezleri (cookies) kullanabilir. Bu
kapsamda Kişisel Veri elde edilmesi ya da bu yol ile toplanan verilerin
birlikte işlenmesi halinde belirli bir kişiye işaret etmeleri durumunda,
çerezler ve web kayıt bilgileri de işbu Metne tabi olacaktır.
Özel Nitelikli / Hassas Kişisel
Veri: Irka, etnik kökene, siyasi düşüncelere, felsefi inanca, dine, mezhebe veya
diğer inançlara, kılık ve kıyafete, dernek, vakıf ya da sendika üyeliklerine,
sağlığa, cinsel hayata, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirlerine ve biyometrik
verilere ilişkin verileri ifade etmektedir. Hassas veriler sadece sıkı şartlar
altında işlenebilirler ve işlenmesi genellikle veri sahibinin açık rızasını gerektirmektedir.
Veri İlgilisi veya Sahipleri: Kişisel Verileri
Rentor Filo tarafından işlenen çalışanlar dahil tüm gerçek kişileri
kapsamaktadır. Veri sahibi Türk vatandaşı olmak ya da Türkiye’de ikamet etmek
zorunda değildir. Tüm veri sahipleri, kendi kişisel verilerine ilişkin yasal
haklara sahiptir.
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin
işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin
kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade
etmektedir. Bu kişilerin, Kanun’a uygun olarak uygulamalar ve ilkeler
belirlemek yönünde sorumlulukları vardır. Rentor Filo’nun iş süreçlerinde
kullanılan tüm kişisel verilere ilişkin veri sorumlusu ilgili Rentor Filo
olmaktadır.
Veri İşleyen: Bir veri sorumlusu
tarafından verilen yetkiye dayanarak ve onun adına veri işleyen herhangi bir
kişidir. Veri sorumlusunun çalışanlar bu tanımın dışındadır, ancak
uygulanabilir olması halinde, Rentor Filo adına kişisel veri işleyen
tedarikçiler, iş ortakları ve diğer üçüncü kişiler bu tanıma dahil edilebilir.
Veri İşleme / İşleme: Veri kullanımına
ilişkin her türlü aktiviteyi kapsamaktadır. Verinin elde edilmesi, kaydedilmesi
ya da tutulmasını, ya da veriyi düzenlenme, değiştirme, geri alma, kullanma,
açıklama, silme ya da yok etme de dâhil olmak üzere veri üzerinde yürütülen bir
veya bir takım işlemleri içerir. Verinin üçüncü kişilere aktarılması da verinin
işlenmesi anlamına gelmektedir.
Yöntem
Rentor Filo olarak, veri sorumlusu
sıfatı ile çağrı merkezlerimiz, yazılı iletişim kanallarımız, sosyal medya
sayfalarımız, mobil iletişim kanalları, mağaza içi iletişim kanalları ve/veya
bunlarla sınırlı olmamak üzere her türlü kanallar aracılığı ile; onayınız
dahilinde elde ettiğimiz kişisel ve/veya özel nitelikli kişisel verileriniz
tamamen veya kısmen elde edilebilir, kaydedilebilir, saklanabilir,
depolanabilir, değiştirilebilir, güncellenebilir, periyodik olarak kontrol
edilebilir, yeniden düzenlenebilir, sınıflandırılabilir, işlendikleri amaç için
gerekli olan ya da ilgili kanunda öngörülen süre kadar muhafaza edilebilir,
kanuni ya da hizmete bağlı fiili gereklilikler halinde Rentor Filo’nun birlikte
çalıştığı özel-tüzel kişilerle ya da kanunen yükümlü olduğu kamu kurum ve
kuruluşlarıyla ve/veya Türkiye'de veya yurt dışında mukim olan ilgili 3. kişi gerçek
kişi/tüzel kişilerle paylaşılabilir/devredilebilir, kanuni ya da hizmete bağlı
fiili gereklilikler halinde yurtdışına aktarılabilir. Rentor Filo
müşterilerinin hizmetlerimizden faydalanabilmesi, onayınız halinde
kampanyalarımız hakkında sizleri bilgilendirmek, öneri ve şikayetlerinizi kayıt
altına alabilmek, sizlere daha iyi hizmet standartları oluşturabilmek, Rentor
Filo ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması gibi amaçlarla ve
her halükarda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuata
uygun olarak kişisel verilerinizi işleyebileceğimizi bilginize sunarız.
KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMASI, İŞLENMESİ
VE AMAÇLARI
Rentor Filo olarak, veri sorumlusu
sıfatıyla, mevzuattan kaynaklanan yasal yükümlülüklerimiz çerçevesinde; uzun ve
kısa süreli araç kiralama, satım, devir, tescil, zayi, ruhsat yenileme ve
çıkarma, plaka yenileme ve çıkarma, trafik müşavirlik hizmetleri, ikinci el
araç satışı ve satış sonrası hizmetlerin gereği gibi yerine getirilmesi, toptan
yedek parça ve aksesuar satışı, sigorta ve finansman hizmetlerinin temini vb.
hizmetlerimizden faydalanabilmeniz, onayınız halinde kampanyalarımız hakkında
sizleri bilgilendirmek, öneri ve şikayetlerinizi kayıt altına alabilmek,
sizlere daha iyi hizmet standartları oluşturabilmek, Rentor Filo ticari ve iş
stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması gibi amaçlarla kişisel verilerinizi
sözlü, internet sitesi, sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar ve benzeri
vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik yöntemlerle toplamaktayız. Rentor
Filo tarafından Kişisel Veriler, Kanunda ve bu Metin’de öngörülen usul ve
esaslara uygun olarak işlenir. Rentor Filo, Kişisel Verileri işlerken aşağıdaki
ilkelerle hareket eder:
- Kişisel Veriler, ilgili hukuk
kurallarına ve dürüstlük kuralının gereklerine uygun olarak işlenir.
- Kişisel Verilerin doğru ve güncel
olması sağlanır. Bu kapsamda verilerin elde edildiği kaynakların belirli
olması, doğruluğunun teyit edilmesi, güncellenmesi gerekip gerekmediğinin
değerlendirilmesi gibi hususlar özenle dikkate alınır.
- Kişisel Veriler; belirli, açık ve
meşru amaçlarla işlenir. Amacın meşru olması, Rentor Filo’nun işlediği Kişisel
Verilerin, yapmış olduğu iş veya sunmuş olduğu hizmetle bağlantılı ve bunlar
için gerekli olması anlamına gelir.
- Kişisel Veriler, Rentor Filo
tarafından belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesi ile bağlantılı olup,
amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan Kişisel
Verilerin işlenmesinden kaçınılır. İşlenen veriyi, sadece amacın
gerçekleştirilmesi için gerekli olanla sınırlı tutar. Bu kapsamda işlenen
Kişisel Veriler, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülüdür.
- İlgili mevzuatta verilerin saklanması
için öngörülen bir süre bulunması halinde bu sürelere uyum gösterir; aksi
durumda Kişisel Veriler’i, ancak işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar
muhafaza eder. Kişisel Veri’nin daha fazla muhafaza edilmesi için geçerli bir
sebep kalmaması durumunda, söz konusu veri silinir, yok edilir veya anonim hale
getirilir.
Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
Rentor Filo Kişisel Veriler’i veri
sahibinin açık rızası olmaksızın işlemez. Aşağıdaki şartlardan birinin varlığı
hâlinde, veri sahibinin açık rızası aranmaksızın Kişisel Veriler
işlenebilecektir.
- Rentor Filo, Kişisel Veri
Sahipleri’nin Kişisel Veriler’ini açık rıza olmasa dahi kanunlarda açıkça
öngörülen hallerde işleyebilir. Örneğin; Vergi Usul Kanunu’nun 230. Maddesi
uyarınca fatura üzerinde ilgili kişinin adına yer verilmesi için ilgili kişinin
açık rızası aranmayacaktır.
- Fiili imkânsızlık nedeni ile rızasını
açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan
kişilerin kendisinin ya da başka bir kişinin hayat veya beden bütünlüğünün
korunması için Kişisel Veriler açık rıza olmadan işlenebilir. Örneğin kişinin
şuurunun yerinde olmadığı veya akıl hastası olması sebebiyle rızasının geçerli
olmadığı bir durumda, hayat veya beden bütünlüğünün korunması amacıyla, tıbbi
müdahale yapılması sırasında, Kişisel Veri Sahibi’nin Kişisel Veriler’i
işlenebilecektir. Bu bağlamda kan grubu, geçirilen hastalıklar ve ameliyatlar,
kullanılan ilaçlar gibi veriler, ilgili sağlık sistemi üzerinden işlenebilir.
- Rentor Filo tarafından bir sözleşmenin
kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin
taraflarına ait Kişisel Veriler işlenebilecektir. Örneğin, yapılan bir sözleşme
gereği paranın ödenmesi için alacaklı tarafın hesap numarası bilgisi
alınabilecektir.
- Rentor Filo, veri sorumlusu olarak
hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmek için zorunlu ise, Kişisel Veri
Sahipleri’nin Kişisel Veriler’ini işleyebilir.
- Rentor Filo tarafından Kişisel Veri
Sahipleri’nin kendisi tarafından alenileştirilen bir başka ifadeyle herhangi
bir şekilde kamuoyuna açıklanmış olan Kişisel Veriler’i, korunması gereken
hukuki yarar ortadan kalktığından işlenebilir.
- Rentor Filo, hukuken meşru bir hakkın
kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olduğu hallerde Kişisel
Veri Sahipleri’nin Kişisel Veriler’ini açık rıza aramaksızın işleyebilir.
- Rentor Filo, Kişisel Veri
Sahipleri’nin Kanun ve Politika kapsamında korunan temel hak ve özgürlerine
zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerinin temini için Kişisel Veriler’in
işlenmesinin zorunlu olduğu durumlarda Kişisel Veri Sahipleri’nin Kişisel
Veriler’ini işleyebilir. Şirket, Kişisel Veriler’in korunmasına ilişkin temel
ilkelere uyulması ve Kişisel Veri Sahipleri’nin menfaat dengesinin gözetilmesi
konusunda gerekli hassasiyeti göstermektedir.
Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme
Şartları
Rentor Filo, Özel Nitelikli Kişisel
Veriler’i, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlemez. Ancak sağlık ve cinsel
hayat dışındaki Kişisel Veriler, kanunlarda öngörülen hallerde ilgili kişinin
açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin
Kişisel Veriler, Rentor Filo tarafından ancak kamu sağlığının korunması,
koruyucu hekimlik, tıbbı teşhis ve tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi,
sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır
saklama yükümlülüğü altında bulunduğumuz koşullarda ilgili kişinin açık rızası
aranmaksızın işlenir. Rentor Filo Özel Nitelikteki Kişisel Veriler’in
işlenmesinde Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması konusunda
gerekli işlemleri yürütmektedir.
KİŞİSEL VERİLERİ TOPLAMA VE İŞLEMEDE
RIZA ARANMAYAN HALLER
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması
Kanunu’nun 5. maddesinin 2. fıkrası uyarınca, kanunlarda açıkça öngörülmesi,
bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması
kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli
olması, veri sorumlusu sıfatıyla Rentor Filo’nun hukuki yükümlülüğünü yerine
getirebilmesi için zorunlu olması, ilgili kişi tarafından alenileştirilmiş
olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin
zorunlu olması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek
kaydıyla veri sorumlusu olan Şirketin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin
zorunlu olması, hallerinde Rentor Filo’nun açık rıza almaksızın kişisel
verileri işleyebilme hakkı mevcuttur. Yayımlanan veya kamuya açıklanan ya da
kanunlarda yer alan açıklık ilkesi uyarınca resmi sicillerde veya bilançolar
ile faaliyet raporlarında yer alan ve ya kanunlardaki hükümler gereği kamunun
aydınlatılması bakımından açıklamakla yükümlü olunan Veriler ile Rentor Filo
tarafından tabi olduğu mevzuattan kaynaklanan kanuni yükümlülüklerinin yerine
getirilmesi için ve/veya yasal zorunluluklar nedeniyle ve/veya kanunlarda
sırları talep edebilecek kişilere Verilerin aktarılması yükümlülüğünün yerine
getirilmesi için yapılacak Veri açıklama, kullanım ve aktarımlarının Rentor
Filo’nun sır saklama yükümlülüğüne tabi olmadığını ve bu Veriler için ayrıca
bir muvafakatname alınmasına gerek kalmaksızın Rentor Filo söz konusu Verileri
ilgili kişilere açıklamaya, vermeye, işlemeye ve aktarmaya yetkilidir.
KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI VE
ŞARTLARI
Rentor Filo Kişisel Verileri işleme
amaçları doğrultusunda gerekli gizlilik koşullarını oluşturarak ve güvenlik
önlemlerini alarak Kişisel Veri Sahiplerinin Kişisel Verilerini ve Özel
Nitelikli Kişisel Verileri üçüncü kişilere Kanuna uygun olarak aktarabilir.
Rentor Filo Kişisel Verilerin aktarılması sırasında Kanunda öngörülen
düzenlemelere uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda Rentor Filo meşru ve hukuka
uygun Kişisel Veri işleme amaçları doğrultusunda aşağıda sayılan, Kanunun 5.
maddesinde belirtilen Kişisel Veri işleme şartlarından bir veya birkaçına
dayalı ve sınırlı olarak Kişisel Verileri üçüncü kişilere:
Kişisel Veri sahibinin açık rızası var
ise;
Kanunlarda Kişisel Verinin
aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise, Kişisel Veri sahibinin veya
başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve
Kişisel Veri sahibi fiili imkânsızlık
nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik
tanınmıyorsa,
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla
doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait Kişisel
Verinin aktarılması gerekli ise,
Rentor Filo’nun hukuki yükümlülüğünü
yerine getirmesi için Kişisel Veri aktarımı zorunlu ise,
Kişisel Veriler, Kişisel Veri sahibi
tarafından alenileştirilmiş ise,
Kişisel Veri aktarımı bir hakkın tesisi,
kullanılması veya korunması için zorunlu ise,
Kişisel Veri sahibinin temel hak ve
özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Rentor Filo’nun meşru menfaatleri için
Kişisel Veri aktarımı zorunlu ise aktarabilir.
Özel Nitelikli Kişisel Verilerin
Aktarılma Şartları
Rentor Filo, gerekli özeni göstererek,
gerekli güvenlik tedbirlerini alarak ve KVK Kurulu tarafından öngörülen yeterli
önlemleri alarak; meşru ve hukuka uygun Kişisel Veri işleme amaçları
doğrultusunda Kişisel Veri Sahibi’nin Özel Nitelikli Kişisel Veriler’ini
aşağıdaki durumlarda üçüncü kişilere aktarabilmektedir. (i) Kişisel Veri
Sahibi’nin açık rızası olması halinde veya (ii) Aşağıdaki şartların varlığı
halinde Kişisel Veri Sahibi’nin açık rızası aranmaksızın;
Kişisel Veri Sahibi’nin sağlığı ve
cinsel hayatı dışındaki Özel Nitelikli Kişisel Veriler’i (ırk, etnik köken,
siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve
kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik
tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir), kanunlarda
öngörülen hallerde,
Kişisel Veri Sahibi’nin sağlığına ve
cinsel hayatına ilişkin Özel Nitelikli Kişisel Veriler’i ise ancak kamu
sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım
hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve
yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili
kurum ve kuruluşlar tarafından.
Kişisel Verilerin İşlenme ve Aktarılma
Amaçları
Kişisel Veriler; hukuka ve Kanun’un
amacına uygun olarak Rentor Filo’nun,
İnsan kaynakları politikalarının en iyi
şekilde planlanması ve uygulanması,
Ticari ortaklıklarının ve
stratejilerinin doğru olarak planlanması, yürütülmesi ve yönetilmesi,
Kendisinin ve iş ortaklarının hukuki, ticari
ve fiziki güvenliğinin temini,
Kurumsal işleyişinin sağlanması, yönetim
ve iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası,
Ürün ve hizmetlerinden Kişisel Veri
Sahipleri’nin en iyi şekilde faydalandırılması ve onların talep, ihtiyaç ve
isteklerine göre özel hale getirilerek önerilmesi,
Veri güvenliğinin en üst düzeyde
sağlanması,
Veri tabanlarının oluşturulması,
İnternet sitesinde sunulan hizmetlerin
geliştirilmesi ve sitede oluşan hataların giderilmesi,
Kendisine talep ve şikâyetlerini ileten
Kişisel Veri Sahipleri ile iletişime geçmesi ve talep ve şikâyet yönetiminin
sağlanması,
Etkinlik yönetimi,
İş ortakları veya tedarikçilerle olan
ilişkilerin yönetimi,
Personel temin süreçlerinin yürütülmesi,
Grup Şirketleri’nin personel temin
süreçlerine ve ilgili mevzuata uyum konusunda destek olunması,
Grup Şirketleri’nin faaliyetlerinin
ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin temini için denetim faaliyetlerinin
planlanması ve icrası,
Grup Şirketleri’nin şirketler ve
ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi konusunda destek olunması,
Finansal raporlama ve risk yönetimi
işlemlerinin icrası/takibi,
Şirket hukuk işlerinin icrası/takibi,
İtibarının korunmasına yönelik
çalışmaların gerçekleştirilmesi,
Yatırımcı ilişkilerinin yönetilmesi,
Yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı
bilgi verilmesi,
Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve
takibi,
amaçlarıyla sınırlı olarak Kanun’un 5.
ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları kapsamında işlenir.
Bahsi geçen amaçlarla gerçekleştirilen işleme faaliyetinin, Kanun kapsamında
öngörülen şartlardan herhangi birini karşılamıyor olması halinde, ilgili işleme
sürecine ilişkin olarak Rentor Filo tarafından açık rızanız temin edilmektedir.
KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN YÖNTEMİ VE
HUKUKİ SEBEBİ, SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ, SAKLANMA SÜRESİ
Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve
Hukuki Sebebi
Kanun’un amacını düzenleyen 1. Madde ile
Kanun’un kapsamını düzenleyen 2. Madde’ye uygunluğunun denetimi amacıyla,
Kişisel Veriler; her türlü sözlü, yazılı, elektronik ortamda; teknik ve sair
yöntemlerle, çağrı merkezi, Rentor Filo internet sitesi, mobil uygulama gibi muhtelif
yollardan, mevzuat, sözleşme, talep ve isteğe dayalı hukuki sebepler
çerçevesinde yasadan doğan sorumlulukların eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine
getirilebilmesi için toplanır ve Şirket veya Şirket tarafından görevlendirilen
veri işleyenler tarafından işlenir.
Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok
Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi
Kişisel Veriler’in silinmesi, yok
edilmesi veya anonim hâle getirilmesine ilişkin diğer kanunlarda yer alan
hükümler saklı kalmak kaydı ile Rentor Filo, bu Kanun ve diğer kanun
hükümlerine uygun olarak işlemiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren
sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Kişisel Veriler’i resen veya veri sahibinin
talebi üzerine siler, yok eder veya anonim hale getirir. Kişisel Veriler’in
silinmesi ile bu veriler tekrar hiçbir şekilde kullanılamayacak ve geri
getirilemeyecek şekilde imha edilir. Buna göre Kişisel Veriler, kayıtlı
oldukları evrak, dosya, CD, disket, hard disk gibi araçlardan geri
dönüştürülemeyecek şekilde silinir. Kişisel Veriler’in yok edilmesi ise,
bilgilerin tekrar geri getirilemeyecek ve kullanılamayacak şekilde, verilerin
kaydedildiği evrak, dosya, CD, disket, hard disk gibi veri saklamaya elverişli
materyallerin yok edilmesini ifade etmektedir. Verilerin anonim hale
getirilmesiyle, Kişisel Veriler’in başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği
belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale
getirilmesi kastedilmektedir.
Kişisel Verilerin Saklanma Süresi
Rentor Filo, Kişisel Veriler’i mevzuatta
öngörülmesi durumunda, bu mevzuatta belirtilen süre boyunca saklamaktadır.
Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin
mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, Kişisel Veriler Rentor Filo’nun o veriyi
işlerken yürütülen faaliyet ile bağlı olarak Rentor Filo ‘nun uygulamaları ve
ticari yaşamının teamülleri uyarınca, dürüstlük kuralları çerçevesinde
işlenmesini gerektiren süre kadar işlemekte daha sonra silmekte, yok etmekte
veya anonim hale getirmektedir. Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş; ilgili
mevzuat ve Rentor Filo’nun belirlediği saklama sürelerinin de sonuna
gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil
etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya
savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin
tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri
ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda Rentor
Filo’ya yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri
belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka
amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği
zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre
sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale
getirilmektedir.
AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ
Rentor Filo, Kişisel Verilerin elde
edilmesi sırasında, verisi işlenecek olan gerçek kişileri bilgilendirmek ile
yükümlüdür. Bu bilgilendirme yükümlülüğün kapsamı, aşağıdaki gibidir:
- Veri sorumlusunun ve varsa
temsilcisinin kimliği,
- Kişisel Verilerin hangi amaçla
işleneceği,
- İşlenen Kişisel Verilerin kimlere ve
hangi amaçla aktarılabileceği,
- Kişisel Veri toplamanın yönetimi ve
hukuki sebebi ile hakları.
Rentor Filo, bu konuda, sistemlerinde
işlemek üzere Üçüncü Kişilerden veri elde etme araçları vasıtasıyla gerekli
bilgilendirmeleri yapacak ve aydınlatma yükümlülüğünün gerçekleştirildiğinin
ispatı için veri işlemeye ilişkin Veri Sahiplerinden aydınlatılmış onam
alacaktır. Kişisel Veriler, Rentor Filo’nun elektronik ticaret, satış
mağazaları dahil tüm satış kanalları, şubeleri, internet siteleri, üçüncü
kişilerden hizmet alınabilecek çağrı merkezi ve benzeri diğer tüm kanalları
aracılığıyla otomatik ya da otomatik olmayan yollarla sözlü, yazılı veya
elektronik olarak toplanabilecektir.
- Yazılı Şekilde Kişisel Veri Elde
Edilmesi: Yazılı şekilde Kişisel Veri elde edilmesi sırasında Rentor Filo, işbu
Metne dayanarak revize edilecek yeni ilgili form ve bilgilerin kullanılması
kaydıyla verilerin işlenmesine ilişkin Aydınlatma Yükümlülüğünü yerine
getirecektir. Ayrıca, müşteri ilişkisi kurulan kişilerden alınacak İzinli
İletişim Formları dahil her tür form ve sözleşme, her ne kadar ilgili veri
grubunun işlenmesi Kanun uyarınca istisna kapsamında değerlendirilebilse de
Kişisel Verilerin işlenmesine ilişkin Veri İlgilisinin açık rızasını gösterecek
şekilde revize edilecektir. Müşteri ilişkilerinde, Kanun’a uyumu tevsik eder
nitelikteki yeni formlar, belgeler ve bilgilendirmeler kullanılacak; tüm ilgili
çalışanlar bu konuda gerçek kişiye yeterli düzeyde detaylı bilgiyi sağlamak ve
referansları göstermek konusunda eğitilecektir. Mutlak surette, Kişisel
Verilerin aydınlatılmış onamların yer aldığı yazılı formlar ile elde edilmesi
temin edilecektir.
- Sözlü Şekilde Kişisel Veri Elde
Edilmesi: Hâlihazırda alınan İzinli İletişim Formları uyarınca işlenen mevcut
müşterilere ilişkin herhangi bir şekilde veya mevcutta olmayan yeni bir veri
elde edilmesi ve Çağrı Merkezi aracılığıyla veri elde edilmesi sırasında
Kişisel Verilerin işlenmesine ilişkin aydınlatma yükümlülüğüne dair bilgi
verilecektir. Sözlü veri elde edilmesi sırasında, önceden bilgi verilmek
kaydıyla görüşmenin kaydedildiği hatırlatılacak ve Kişisel Verilerinin işbu
Politika ve var ise mevcut İzinli İletişim Formlarına dâhil olarak işleneceği
konusunda onam verildiği teyit edilecektir. Çalışan ve Çağrı Merkezi, iş yapış
süreçleri bu çerçevede yeniden değerlendirilecek ve uygulanacaktır.
- Elektronik Ortamda Kişisel Veri Elde
Edilmesi: Elektronik ticaret kanalları ve Rentor Filo’nun diğer internet
kanalları ile elde edilen veriler de işbu Aydınlatma Metni dâhil olmak üzere,
Kişisel Verilerin elde edilmesi ve işlenmesini gerektiren tüm sözleşme ve
belgeler / bağlantı adresleri / internet sayfaları Kişisel Verilerin
işlenmesine ilişkin aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirecek şekilde revize
edilmiştir. İşbu Metin tüm internet sayfalarından ulaşılabilecek şekilde,
Rentor Filo’nun internet sitelerinde yer alacak ve veri elde edilmesini
gerektirebilecek her bağlantı adresinde veri elde edilmesi için Rentor Filo
tarafından veri işlenmesinin onaylanmasını gerektiren sistemler kurulacaktır.
Kişisel Verilerin işlenmesine onam verildiği açıkça işaretlenmedikçe, girilen
hiçbir bilgi ve belge otomatik olarak hiçbir Rentor Filo sistemine
kaydedilmeyecek ve her ne şekilde olursa olsun işlenmeyecektir.